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«Sistemas» y «Cambio» son dos palabras que parecen ir en sentido contrario. De hecho, lo van en esos casos en los que un sistema se queda obsoleto por no servir para orientarse adecuadamente a los grupos de interés y a los cada vez más rápidos cambios del entorno y del mercado. En el ámbito de los temas que solemos tocar por aquí, por ejemplo, los «métodos de gestión del tiempo» fueron diseñados para una realidad mucho más predecible y mucho menos cambiante que la actual. Esto hace que ahora no sirvan para organizarse adecuadamente ni para adaptarse a los continuos cambios de prioridades.

Sin embargo hay otro tipo de sistemas que están especialmente orientados a hacernos más eficaces y eficientes, ya que suelen darnos pautas para investigar, innovar y adaptarnos continuamente. Impulsar y facilitar el uso de estos sistemas es una parte más de cualquier ejercicio de liderazgo que quiera aportar algo hoy. Algo que, como siempre, difícilmente se puede hacer sin empezar por tratar de ser ejemplo de lo que se busca.

Así pues, una cuestión interesante podría ser ¿De qué forma puede entrar esto en la actividad diaria de un «líder»?

Contribuyendo al despliegue de sistemas de mejora

Esto es algo que ya se viene haciendo desde hace tiempo pero que a mi me parece vigente. A modo de ejemplo, algunas formas concretas de hacer esto suelen ser:

  • Participar de forma activa en auditorías o en otro tipo de reflexiones internas para la mejora de estrategias y planteamientos operativos varios
  • Dedicar tiempo a identificar mejoras con otras personas, utilizando por ejemplo el Círculo de Deming
  • Participar en equipos y proyectos de mejora
  • Reconocer comportamientos, acciones o proyectos que tienen como objetivo aportar mejoras al sistema organizativo
  • Formarse y estar al día en herramientas y métodos de gestión

Dando soporte a los sistemas individuales

Soy de la opinión de que el eje de cualquier actividad dirigida a la mejora de algo está en cada persona. Por eso creo que el foco principal del despliegue de sistemas de mejora tiene que estar también junto a cada persona: Confiar en las personas y darles autonomía y recursos para que cada cual se convierta en un polo de investigación y desarrollo.

Quizás el ABC de esta actividad sea aportar sentido y crear conexiones a través de cierta sistemática de reuniones individuales, pero cada vez veo con más claridad que el impulso de la creación y mantenimiento de «comunidades de práctica« es una actividad fundamental que favorece el descubrimiento y el aprendizaje desde la experiencia contrastada de unos y otros.

Junto a ello me parece también fundamental facilitar el uso de GTD, en primer lugar desde el propio ejemplo incorporando los nuevos hábitos que conlleva, ya que esta es una buena forma de no ser un obstáculo para la productividad de los demás. Quizás más adelante pueda venir algo de formación -por ejemplo a través de algún taller– y un impulso concreto del mantenimiento de un sistema de «revisiones diarias y semanales».  Al fin y al cabo, cierta sistemática individual es necesaria  para que cada persona pueda aportar lo mejor de sí misma a los equipos y proyectos en los que participe.