Son muchos los posts que inciden en aspectos relativos a cómo gestionar la bandeja de entrada del correo. Algunos de ellos se centran por ejemplo en la obsesión por el «inbox cero» o en la forma de procesar el correo. Otros ofrecen trucos más centrados en la propia bandeja que en la de los demás. En mi opinión se trata más bien de formas de actuación reactivas -y no por ello dejan de ser útiles y necesarias- pero no suficientes para frenar un uso del mail que en muchas organizaciones se ha convertido en una especie de «arma arrojadiza». Un arma que se usa para evitar la conversación cara a cara, para cubrirse las propias espaldas y para toda una diversidad de malos usos que convierten el mail en un enemigo de la productividad y en un foco de conflictos.

En un taller reciente en el que tratábamos de descubrir las formas de ser más productivos en una empresa por la vía de crear una cultura más productiva, los propios participantes se alinearon en «inteligencia colectiva», se creó un «momento mágico» e identificaron una serie de ideas que decidieron poner en marcha. Aunque las pautas son aplicables dependiendo de las peculiaridades de cada organización, creo que el resultado del ejercicio fue excepcional y lo comparto aquí por si pudiera inspirarte para que las aplicaras a tu propia organización (también, claro, por si se te ocurre alguna idea para mejorar el ejercicio).

Algunas pautas para avanzar en el uso del mail

1. Establecer un «cupo limitado» de mails a enviar por persona y día. Este cupo, como los objetivos SMART, debería ser a la vez realista y ambicioso. Conforme se fuera percibiendo la utilidad de la pauta esta se podría ir revisando «a la baja».
2. Cuando se trate de nuestros propios colaboradores, decirles que no manden mails a no ser que se trate de algo urgente. Habilitar algún otro canal alternativo al del mail para dar juego a la necesidad de conversación sobre cuestiones importantes. Como, por ejemplo, celebrar una pequeña reunión diaria a primera hora para comentar el día anterior y anticipar el día actual.
3. Informar del momento (o dos momentos) del día en los que voy a revisar y contestar el mail y del tiempo que puedo dedicar aproximadamente a ello. De este modo, se puede entender mejor que no conteste continuamente y se lanza un mensaje sobre la importancia relativa que doy a este medio frente a otros.
4. Dar feedback a los que envíen demasiados mails. Se trata de gestionar activamente determinadas situaciones con personas que hacen un uso «excesivo» del mail. Hablar con estas personas, trasladarles nuestros límites, proponerles alternativas y, sobre todo, no hacer como si no pasara nada.
5. En las reuniones de lanzamiento de un proyecto o en las reuniones de coordinación, tratar de acordar unos criterios para que el uso del mail sea el más productivo posible para todos y para que no se convierta en una carga en lugar de ser algo beneficioso. Estableciendo con claridad para qué sí y para qué no.
6. Aprovechar los minutos «libres» para estar con las personas. El mail es a veces un síntoma de que no estamos dedicando tiempo suficiente a las personas y de que estamos excesivamente volcados en la tarea. Se trata de «obligarse» a «perder el tiempo» con otros. Para los que prefieren relacionarse con su ordenador.
7. No responder por mail a preguntas ni utilizar el medio para comunicar cosas relevantes o para encargar tareas. Los mensajes escritos son más susceptibles de interpretaciones que los emitidos cara a cara. En los mensajes escritos falta lo no-verbal y el feedback de comunicación y latente.
8. Cuando no entiendes algo o sospechas que alguien está utilizando el truco de enviar un mail con copia a decenas de personas… tienes una alternativa a archivarlo por si acaso y es contestarle con 3 interrogantes: no te lleva tiempo y no te podrán decir que ya te lo enviaron (les podrías contestar que no entendiste y que contestaste con interrogantes…). Además, con esta acción desanimas a utilizar el mail de esta forma.
9. Ser modelo de un uso respetuoso y productivo del mail, identificando cuál es el mejor uso para las circunstancias del equipo y autoobservando el propio uso: no enviando muchos, poniendo un título claro, siendo breve, subrayando en negrita lo más importante y usándolo como puente a otros tipos de comunicación.

Vaya, nos salieron 9 en vez de 10 ;-)

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