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KnowInn es la metodología desarrollada por Euskalit para el aprendizaje y la implantación de metodologías de gestión. Tiene como objetivo final aplicar las herramientas de gestión más avanzadas para que las organizaciones sean más efectivas y competitivas.

Como facilitador de procesos de aprendizaje y pedagogo, me parece una modalidad muy diferente y atractiva ya que se basa en el autoestudio, la puesta en práctica, el intercambio de experiencias y la realización final de un proyecto de aplicación. A diferencia de lo habitual, el foco está puesto totalmente en cada participante y la función del formador de «contar cosas» es tan solo una pequeña parte del proceso:

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El programa del 2020 es, al menos este año, un programa on line e incluye como novedad un módulo sobre la metodología GTD que yo mismo «facilito». En el último boletín de Euskalit se incluye una entrevista en la que intento dar algunas pistas por si el tema pudiera interesarte. La copio aquí abajo por si la quieres ver directamente.

GTD: ¿Qué es? Ponte manos a la obra leyendo esta entrevista

GTD corresponde a las iniciales de 3 palabras: Getting Things Done. Es el sistema más sólido que existe para organizarse y ser una persona efectiva.

Alberto Barbero, profesor de KnowInn de los cursos de GTD y Liderazgo avanzado, nos cuenta en esta entrevista qué hay detrás de la metodología GTD.

¿Cuál es el origen de esta metodología?

Es una necesidad surgida de una “tormenta perfecta”.

Por un lado, el mundo que nos toca vivir es mucho más complejo que el mundo para el que nos prepararon: los cambios son constantes y acelerados, la incertidumbre es una constante en todos los órdenes de la vida, e incluso la propia naturaleza del trabajo ha mutado. No se trata solo de la reciente irrupción del teletrabajo, sino de la dificultad de planificarse cuando hay muchos más asuntos por resolver que tiempo y cuando nuestra atención se ve atrapada y dividida en el salto continuo de una cosa a otra.

Por otro lado, nuestro cerebro ha ido evolucionando para adaptarse a una realidad mucho menos cambiante que la actual.  

Para movernos bien dentro de esta “tormenta” debemos desaprender algunos hábitos y desarrollar algunos hábitos nuevos. Hace ya casi 20 años David Allen escribió “Getting Things Done”, que es el libro que da nombre al sistema GTD, que ha sido traducido a 30 idiomas y que hoy tiene millones de usuarios en todo el mundo. La metodología, basada en fundamentos científicos sobre el funcionamiento de nuestro cerebro en entornos complejos, ha ido afinándose durante los últimos años y hoy es el sistema más sólido que existe para organizarse y ser una persona efectiva. Para entendernos, podríamos decir que es el sistema de gestión del tiempo del siglo XXI.

¿A qué contribuye? ¿Qué resultados se pueden esperar tras incorporar GTD a nuestro día a día?

Antes, en la era industrial, el foco estaba puesto en la “productividad personal”. En gestionar bien el tiempo y en ser eficiente (hacer mucho con pocos recursos).

Hoy ese foco se nos queda corto. Hacer las cosas bien pero no hacer las cosas correctas, te hace eficiente, pero no eficaz. Hoy es vital elegir bien (eficacia) entre infinidad de temas que se están moviendo continua e irregularmente. Y esto es algo especialmente difícil en la que algunos llaman “Era de la distracción”.  

GTD nos ayuda a alcanzar el llamado “estado de alerta perfecta”, un estado de flujo mental que nos lleva a estar centrados en cada momento en lo que debemos estar y a ser así personas plenamente efectivas. Para ello, entre otras cosas, tendremos que sacar de nuestra cabeza y poner en algún otro sitio –“mente extendida”- todo lo que nos distraiga de lo que ahora debemos tener en ella.

¿A quién recomendarías trabajar bajo el paraguas GTD? ¿A quién podría interesarle una formación en esta materia?

Nos han preparado para trabajar en entornos más estables y predecibles que los actuales. Además, casi todos estamos sufriendo una progresiva incapacitación para mantener la atención en algo de una forma sostenida… y esto ha modificado nuestro “cableado cerebral”. Por eso, prácticamente todas las personas necesitamos ahora reiniciarnos para aprender a reenfocar nuestra atención donde tenga que estar en cada momento.

Tan solo hay un requisito para poder aprovechar la formación: disponer de un mínimo de autonomía personal para decidir en cierta medida a qué dedicamos nuestro tiempo. Dicho de otro modo, GTD no te puede ayudar si tu trabajo consiste únicamente en hacer en cada momento lo que te digan o en, por ejemplo, responder continuamente a llamadas o incidencias.

¿Que mejoras cuantitativas puede aportar?

Si buscamos evidencias observables y resultados, se ha estimado, por ejemplo, que tan solo los cambios iniciales de hábitos propuestos por el sistema producen una mejora de la productividad personal de un 30%.

Más allá del dato, al aplicar el método casi siempre se reconoce un gran alivio por el cambio en algunas variables a medio camino entre lo cualitativo y lo cuantitativo:

  • la clara reducción de estrés
  • la recuperación del control sobre tareas y proyectos
  • la percepción de competencia personal
  • la mejor gestión de las interrupciones

¿Que mejoras cualitativas puede aportar?

Todas llevan al incremento de eficacia y eficiencia. Son quizás algo más difíciles de medir pero muy tangibles y algo más relacionadas con la motivación, con la mejora del rendimiento y con el sentimiento de competencia. Se profundiza en su alcance conforme se va dominando el uso del sistema. Se pueden citar las siguientes:

  1. La mayor claridad mental y el control sobre el flujo del trabajo producen una orientación a la acción y a los resultados en vez de parálisis o procrastinación.
  2. La persona aprende a identificar mejor qué y cuándo tiene que hacer en función de prioridades, del tiempo disponible o de las circunstancias.
  3. Se logra avanzar más en los distintos proyectos, de una forma constante y equilibrada, y cumplir mejor con los compromisos adquiridos.
  4. El sistema ayuda a reaccionar mejor al cambio de prioridades y enseña a perder menos tiempo en replanificar.
  5. Dejar de tener la sensación de estar apagando fuegos continuamente y sustituirla por la de saber que en cada circunstancia del día a día has aprovechado el tiempo de la mejor manera posible.
  6. Aumenta la confianza en el equipo cuando todas las personas usan el mismo sistema.
  7. Mejora tu capacidad creativa y propositiva ya que aprendes a utilizar tu mente de una forma totalmente diferente, mucho más eficiente y centrada.
  8. Mejora la capacidad de adaptación. GTD aporta al individuo la habilidad de saber cómo trabajar y lidiar con lo inesperado, redefinir prioridades y recuperar el equilibrio rápidamente cuando las circunstancias cambian.
  9. Es más fácil encontrar un propósito a lo que hay que hacer en cada momento, a su porqué o para qué.
  10. Puede servir para integrar mejor la vida personal con la profesional. Y es que, además de ser un método, GTD también propone unas pautas y reflexiones aplicables a la totalidad de nuestras vidas.

KnowInn pone a tu disposición un curso para aprender la metodología GTD y hacerte la vida más sencilla. ¡Ponte en acción pinchando aquí para conocer detalles y realizar matriculación! Inicio el 8 de Octubre (recomendable matricularse al menos una semana antes).