Según nos cuenta Laloux en “Reinventar las organizaciones”, casi todas las organizaciones avanzadas que ha investigado tienen una prácticas parecidas en sus reuniones. Con ellas, se hace más fácil que los participantes mantengan sus egos bajo control, escuchen la voz de todas las personas e interactúen con los demás de una forma más productiva y motivadora.

Quizás algunas de estas prácticas puedan parecerte muy contraculturales. Pero… ¿acaso seguir igual es una alternativa válida?  La idea, dice Laloux, es “que estas prácticas se sientan agradables y llenas de sentido”, no formales, serias ni ridículas. Te gloso aquí abajo las principales, por si te dan alguna idea.

 

Comenzar las reuniones con una actividad para conectar

En unos casos se empieza con un minuto de silencio.  En otros, se hace una ronda inicial en la que se invita a que todos compartan cómo se sienten en ese momento o lo que tienen en su mente. Otras organizaciones comienzan cada reunión compartiendo una anécdota en positivo o un reconocimiento (para resaltar un logro de alguien o un agradecimiento) o incluso contando un chiste.

Sea como fuere, el objetivo es ayudar a que las personas, que normalmente vienen distraídas, puedan conectar consigo mismas en ese momento. También es un ejercicio de interconexión y generación de un clima de confianza mutua en el sentido de que favorece el interés mutuo y permite saber en qué andan los demás.

 

Abrir las reuniones para favorecer la transparencia

¿Por qué no hacer más fácil que todo el mundo pueda auto-invitarse a la mayoría de las reuniones? Una práctica muy concreta consiste en publicar las reuniones en la intranet y animar a participar discrecionalmente en cualquiera de ellas para tener información directa o para compartir inquietudes o ideas.

 

Gamificar un poco para hacer fácil lo difícil

En alguna organización se utilizan un par de campanas tibetanas para hacerlas sonar cada vez que una persona sienta que no se están respetando las normas básicas o que la reunión se está desviando de su propósito. Una peculiaridad de estas campanas es que reverberan durante unos segundos, cosa que se aprovecha para poner en juego la pauta de que no se puede hablar hasta que el ruido se haya extinguido completamente. Estos segundos sirven para cuestionarse la calidad de la conversación y para retomarla con mayor serenidad y foco.

 

Buscar oportunidades para la “toma de decisiones integradora”

Esta forma de tomar decisiones recibe diversos nombres pero se usa, con distintos matices y variantes, en las organizaciones más avanzadas como método para solucionar problemas y tomar decisiones colectivamente . En síntesis consiste en:

  1. El grupo elige un facilitador para la reunión y se define el orden del día según las inquietudes de los miembros del equipo en ese momento. El facilitador sólo puede formular preguntas para identificar cuáles son las propuestas. Todas las propuestas se anotan en un portafolio.
  2. Las propuestas se revisan una a una. Se mejoran y perfeccionan con la colaboración de todos.
  3. Finalmente se someten a una decisión de grupo. La base de la toma de decisiones no es el consenso. Para adoptar una decisión, es suficiente con que nadie tenga alguna objeción de principio. Si la hay, se modifican hasta que deje de haberla. * Por lo demás, cuando hay un alto nivel de autogestión, esta forma de tomar decisiones se suele extender a la toma de decisiones de cada persona en el día a día. Esto es algo que agiliza la toma de decisiones al solo ser necesario pedir consejo previo a expertos e implicados.

 

Terminar las reuniones con una ronda de feedback

Sin mucha sofisticación, cuestionarios ni procedimientos. A veces esto se hace de una forma tan natural como la ronda de inicio de una reunión. Cada cual cuenta cómo se siente o lo que tiene en mente en ese momento: frustración, entusiasmo, preocupación, etc. Esta práctica fomenta una cultura directa de feedback y crea la posibilidad de ser sincero respecto a la calidad de las conversaciones y de la reunión.

Y si en este punto quieres provocar un poco más, quizás te pueda resultar útil alguna de estas técnicas.