Uno de los primeros ejercicios que suelo lanzar en cada taller de productividad personal con GTD consiste en preguntar a los participantes cuáles son las dificultades que encuentran en el día a día para ser productivos. Con ello trato de entender mejor sus expectativas de cara al taller. También es un buen punto de partida para ayudarles a comprender que lo que les pasa es habitual. Y que es más o menos parecido a lo que ahora mismo sucede a otras personas en otras organizaciones.

Cada vez que alguien enuncia una dificultad, vuelvo a preguntar al grupo cuántas personas se identifican con esa dificultad y pongo ese número junto a la misma. En este post te muestro cuáles son las respuestas que dieron en el último taller y cuántas personas (sobre un total de 14) dijeron identificarse con cada una de ellas. Estos resultados me parecen relevantes ya que se vienen repitiendo de una forma muy similar en los últimos 40 talleres de productividad personal que he dado.

Qué nos hace difícil ser productivos y nos genera estrés

  1. “El día a día me come”. Tengo la sensación de ser un “apagafuegos”, de ir de urgencia en urgencia. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 13 de 14)
  2. “El correo echa fuego”. Recibo muchísimos mails. A veces me siento obligado a contestarlos en el momento. Paso mucho tiempo al día procesando mails. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 4 de 14)
  3. Tengo muchas fuentes diferentes por las que me entran información y tareas. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 10 de 14)
  4. Tengo muchas tareas y asuntos de distinto tipo rondándome por la cabeza. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 11 de 14)
  5. Suelo sentirme obligado a asumir mucha más carga de trabajo de la que realmente puedo gestionar. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 12 de 14)
  6. Tengo sensación de des-organización continua. No solo yo sino por parte de la empresa. Hay mucha indefinición de qué hay que hacer y cómo. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 5 de 14)
  7. Sufro continuamente interrupciones que, en muchos casos, se transforman en microtareas. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 11 de 14)
  8. Vivo un cambio continuo de prioridades. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 7 de 14)
  9. La toma de decisiones es muy difícil debido a que hay que seguir procesos y procedimientos demasiado largos. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 8 de 14)
  10. La información está muy desorganizada y es, por tanto, muy difícil acceder a ella cuando se necesita. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 7 de 14)
  11. Se inician muchas tareas, pero no se rematan. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 11 de 14)
  12. Hacemos planificaciones muy optimistas, que luego no se cumplen nunca. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 13 de 14)
  13. Cada uno “hace su guerra” y defiende sus objetivos individuales frente a los colectivos. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 3 de 14)
  14. “Reunionitis”. Con todas sus patologías: muchas, poco eficientes y eficaces, pérdida de tiempo, etc. (*Total de personas identificadas con la dificultad: 13 de 14)

GTD: La luz al final del túnel

Estas dificultades son pandemia. Y lo grave es que a veces solo una de ellas ya es suficiente como para desmotivarte y destrozar tu productividad. No obstante son el síntoma de que nuestra realidad ha cambiado (hoy se habla de “entornos VUCA”) mientras que nuestras prácticas y hábitos no se han adaptado todavía a esa nueva realidad. El aporte de GTD es uno de los recursos más eficaces que existen para dar la vuelta a esta situación y volver a tomar las riendas.