Aprender a usar el sistema GTD es una de las actividades de desarrollo profesional que más sentido puede tener en estos momentos. Conocerlo es descubrir su gran utilidad ya que supone una respuesta muy sólida a las necesidades de gestionar el estrés y adaptarnos a los nuevos retos del trabajo en el siglo XXI. Hace ya un año recopilé aquí algunos de los argumentos principales y algunos artículos para iniciarse en el sistema.

Desde entonces constato en mis talleres que una de las dificultades más importantes para avanzar con el sistema y dominarlo tiene que ver con la expectativa idealista de encontrar una varita mágica y con la duda de si seremos o no capaces de ponerlo en práctica al completo.

Hay un debate muy interesante sobre la facilidad o dificultad de GTD que puedes seguir aquí. Mi conclusión es que GTD es relativamente fácil de entender. Lo que más necesitas es la actitud correcta… y un pequeño empujón ya que al principio te puedes perder en la literatura y las páginas de los libros de David Allen.

Esto hace que a mi me guste plantear que el objetivo inicial es «Conocer un sistema completo que nos ayude a organizarnos y cumplir nuestros compromisos con eficacia eficiente y a reducir el estrés… para ponerlo en práctica y consolidarlo dentro de nuestro «círculo de influencia»».

Y claro, eso de «consolidarlo» requiere tiempo y práctica… algo que solo podemos construir con objetivos, hábitos y rutinas. Aquí es donde reside la dificultad principal a la hora de hacerse con el dominio del sistema.

Entender no es dominar

El camino hacia el «cinturón negro» de GTD lleva su tiempo y esfuerzo… pero merece la pena. En este punto, también me gustaría resaltar que la mayoría de las personas concluyen que «cuanto más lo voy poniendo en práctica más ventajas le veo». Son el tiempo y la perseverancia los que hacen que poco a poco vayamos reconfigurando la actividad de nuestro cerebro, el cual va dejando de hacer determinadas cosas y encontrando en esos huecos energía para hacer otras más productivas. Tiempo y perseverancia para construir nuevas autopistas neuronales…

Al igual que hay personas más hábiles en otros campos, he llegado a la conclusión de que hay estilos personales que parecen hacer más fácil la implantación de GTD. En concreto, hay estilos de Belbin más proclives como el «implementador» y el «finalizador». Se trata de tendencias que no todos podemos tener en la misma medida.

Sin embargo, no sé porqué asumimos que adquirir un nivel de dominio en cualquier arte o disciplina puede llevar años (¿cuánto tiempo te llevó sacar el cinturón negro o aprender a esquiar bien, por ejemplo?) y sin embargo no hacemos lo propio con el área de la productividad personal.

Los tres hábitos principales para empezar

Me da mucha tranquilidad la pirámide de la productividad de Jerónimo Sánchez. Creo que puede dársela a cualquiera que se esté iniciando en GTD. Muestra cómo tienes muchas opciones a la hora de elegir cómo vas avanzando en el uso de GTD. Tan solo tienes que ser riguroso con algunos hábitos.

Si yo tuviera que darte a elegir algunos, entiendo que, aún habiendo margen para ir haciendo el recorrido sobre los principales hábitos, hay tres hábitos sin los que es muy difícil avanzar con el sistema:

  1. Capturar más, pasando progresivamente de lo que ya haces al día de hoy a capturar el 100% de las cosas que caigan en tu foco de atención.
  2. Procesar lo capturado siguiendo el diagrama de flujo.
  3. Hacer la revisión semanal

En este punto no te engañes, hay muchos otros hábitos que te pueden resultar más atractivos, pero sin estos tres hábitos es fácil que puedas acabar abandonando GTD ya que sirven a modo de cimientos sobre los que ir poniendo el resto de hábitos.