Aprender a usar el sistema GTD es una de las actividades de desarrollo profesional que más sentido puede tener en estos momentos. Conocerlo es descubrir su gran utilidad ya que supone una respuesta muy sólida a las necesidades de gestionar el estrés y adaptarnos a los nuevos retos del trabajo en el siglo XXI. Hace ya un año recopilé aquí algunos de los argumentos principales y algunos artículos para iniciarse en el sistema.
Desde entonces constato en mis talleres que una de las dificultades más importantes para avanzar con el sistema y dominarlo tiene que ver con la expectativa idealista de encontrar una varita mágica y con la duda de si seremos o no capaces de ponerlo en práctica al completo.
Hay un debate muy interesante sobre la facilidad o dificultad de GTD que puedes seguir aquí. Mi conclusión es que GTD es relativamente fácil de entender. Lo que más necesitas es la actitud correcta… y un pequeño empujón ya que al principio te puedes perder en la literatura y las páginas de los libros de David Allen.
Esto hace que a mi me guste plantear que el objetivo inicial es «Conocer un sistema completo que nos ayude a organizarnos y cumplir nuestros compromisos con eficacia eficiente y a reducir el estrés… para ponerlo en práctica y consolidarlo dentro de nuestro «círculo de influencia»».
Y claro, eso de «consolidarlo» requiere tiempo y práctica… algo que solo podemos construir con objetivos, hábitos y rutinas. Aquí es donde reside la dificultad principal a la hora de hacerse con el dominio del sistema.
Entender no es dominar
El camino hacia el «cinturón negro» de GTD lleva su tiempo y esfuerzo… pero merece la pena. En este punto, también me gustaría resaltar que la mayoría de las personas concluyen que «cuanto más lo voy poniendo en práctica más ventajas le veo». Son el tiempo y la perseverancia los que hacen que poco a poco vayamos reconfigurando la actividad de nuestro cerebro, el cual va dejando de hacer determinadas cosas y encontrando en esos huecos energía para hacer otras más productivas. Tiempo y perseverancia para construir nuevas autopistas neuronales…
Al igual que hay personas más hábiles en otros campos, he llegado a la conclusión de que hay estilos personales que parecen hacer más fácil la implantación de GTD. En concreto, hay estilos de Belbin más proclives como el «implementador» y el «finalizador». Se trata de tendencias que no todos podemos tener en la misma medida.
Sin embargo, no sé porqué asumimos que adquirir un nivel de dominio en cualquier arte o disciplina puede llevar años (¿cuánto tiempo te llevó sacar el cinturón negro o aprender a esquiar bien, por ejemplo?) y sin embargo no hacemos lo propio con el área de la productividad personal.
Los tres hábitos principales para empezar
Me da mucha tranquilidad la pirámide de la productividad de Jerónimo Sánchez. Creo que puede dársela a cualquiera que se esté iniciando en GTD. Muestra cómo tienes muchas opciones a la hora de elegir cómo vas avanzando en el uso de GTD. Tan solo tienes que ser riguroso con algunos hábitos.
Si yo tuviera que darte a elegir algunos, entiendo que, aún habiendo margen para ir haciendo el recorrido sobre los principales hábitos, hay tres hábitos sin los que es muy difícil avanzar con el sistema:
- Capturar más, pasando progresivamente de lo que ya haces al día de hoy a capturar el 100% de las cosas que caigan en tu foco de atención.
- Procesar lo capturado siguiendo el diagrama de flujo.
- Hacer la revisión semanal
En este punto no te engañes, hay muchos otros hábitos que te pueden resultar más atractivos, pero sin estos tres hábitos es fácil que puedas acabar abandonando GTD ya que sirven a modo de cimientos sobre los que ir poniendo el resto de hábitos.
Me gusta el planteamiento que haces en el post Alberto. Me ha llamado la atencion tu planteamiento acerca de la facilidad de ciertos perfiles de Belbin para adquirir destreza en el uso de la metodología. Me interesa el tema y me gustaría conocer como llegas a esa conclusión. Es una intuición?, Teórica? Empírica? Tienes elementos de estudio que te permitan afirmar que esos perfiles son mas proclives. Te agradecería datos puesto que lo considero muy interesante.
Hola, Cruz, y muchas gracias por tu comentario. Me alegro de ver que alguien más ve interesante la posible conexión entre roles de Belbin y mayor o menor apetencia por la metodología GTD.
En lo que yo conozco no hay ningún estudio que explore esa conexión. Se trata más bien de un mix de teoría y observación.
En primer lugar, hace varios años que vengo observando cómo muy frecuentemente aquellas personas que tienen estilos o «roles sociales» más orientados a personas o relaciones y menos orientados a tarea se sienten menos atraídos por la utilización de sistemas y por el seguimiento de rutinas. Un clásico de esto, a modo de ejemplo, es el del «cohesionador» extremo que dice algo así como «me parece muy interesante y sólido pero no me siento nada atraído por la idea de las revisiones semanales, el procesado siguiendo el diagrama y las rutinas. No lo voy a utilizar».
En los «roles mentales» y «de acción» no veo esta resistencia y sí necesidades psicológicas distintas que pueden ser satisfechas con un buen uso de GTD. Habitualmente hay muchas preguntas que cuestionan el sistema y un proceso mental más o menos largo en función de cada persona y de su contexto que normalmente acaba en una toma de conciencia de que GTD tiene más ventajas que inconvenientes.
No obstante, y esto ya es mi opinión, las características del implementador (que, como sabes, es más disciplinado y sistemático) y del finalizador (más autónomo y orientado a terminar eficientemente lo que emprende) me parece que son de las que mejor pueden ser canalizadas con el sistema.
Y todo esto, claro, lo tenemos que modular también con la variable de las peculiaridades específicas de cada persona… que van mucho más allá del rol.
Así pues, te diría en resumen que solo se trata de cierta correlación observada y de una hipótesis de trabajo.
Muchas gracias Alberto
Hola Alberto,
estoy de acuerdo con tu planteamiento Alberto. GTD es válido y útil para casi cualquier persona, pero es cierto que esa persona tiene que tener la necesidad de usar algo que le permita alcanzar resultados diferentes haciendo algo diferente. Y no todo el mundo está dispuesto a ello. Hay personas que prefieren continuar con estrés, problemas y falta de organización en el trabajo, a afrontar nuevos retos de mejora.
Si me gustaría hacer una puntalización. El hábito de revisar diariamente no obedece a ningún diagrama de flujo de GTD. La revisión diaria te lleva a revisar, por este orden, los compromisos que tienes en el calendario con una fecha y hora objetivas y, posteriormente, los contextos. Es una revisión para «hacer», frente a la revisión para «mantener» que es la revisión semanal.
Un abrazo
Muchas gracias, David, por tus dos observaciones.
Respecto a la primera me resisto a aceptar que alguien no esté dispuesto a mejorar. Más bien veo una falta de consciencia sobre las ventajas e inconvenientes de seguir haciendo lo mismo o modificar algunos hábitos. Y sobre el nivel de consciencia se puede trabajar. Otra cosa es que no se tenga margen de autonomía o que el trabajo y la vida tengan un nivel de simplicidad para los que GTD sea innecesario.
Respecto a la segunda, ya he corregido mi error. Supongo que es una demostración de cómo el estrés nos lleva a cometer errores e imprecisiones… Me quería referir a procesar. Muchas gracias por tu ayuda :-)