Muchas veces las interrupciones nos afectan por falta de asertividad o por no evaluar bien nuestras prioridades. Para darle la vuelta a esto, siempre pueden venirnos bien algunas pautas para cambiar hábitos. Además, y como es el «territorio» de la productividad personal,  GTD ofrece pautas específicas para aprender a hacer frente a las interrupciones.

Sin embargo hay otro tipo de situaciones en las que no tenemos margen para ser asertivos y no nos queda otra que aceptarlas cabizbajos ya que no tenemos capacidad de elección. Por lo que yo veo, esto de las interrupciones «ingestionables» es algo muy habitual y así, en mis talleres de productividad, suelo incluir con bastante frecuencia un espacio para tomar decisiones con respecto al uso corporativo que se hace, por ejemplo, del mail o de las reuniones.

LAS INTERRUPCIONES SON EL «M&M» (MANAGERS & MEETINGS)

Dice Jason Fried, que el trabajo de muchos directivos parece consistir en interrumpir a la gente (yo diría que esto sucede sobre todo cuando buscan más el control que la autonomía). Sea como sea, las personas constantemente interrumpidas en su trabajo sufren lo que se llama «efecto sierra», un agujero en la productividad consistente en que a una interrupción sigue  un tiempo adicional de reinicio para retomar la tarea en el punto en el que la habíamos dejado, lo que genera estrés y supone un considerable desgaste. El lugar de trabajo se convierte entonces en una especie de trituradora de la productividad donde las interrupciones provocan que no exista una jornada de trabajo sino solo pequeños espacios discontinuos de trabajo y una gran frustración.

La segunda «M» del «M&M» antiproductivo son las reuniones, de las que Jason dice que son un veneno para la productividad: son excesivas, implican a demasiada gente y comunican con frecuencia algo así como «No me importa lo que estés haciendo. Déjalo para que podamos hacer esta reunión». Junto con el coste motivacional va también el cuantitativo y en este aspecto no hay que equivocarse: una reunión de 1 hora a la que se convoca a 10 personas no es realmente una reunión de 1 hora sino de 10 horas…

 

LAS 3 SUGERENCIAS PROVOCADORAS

  1. ¿Por qué no instaurar un «no-talk thursday» ( jueves sin hablar) en vez de un «casual friday«? Si resulta muy duro, se podría empezar al menos por medio jueves al mes (en el que se regalan 4 horas de silencio  sin interrupciones) y ver las consecuencias…
  2. Introducir más formas de comunicación no-presenciales como el mail y la mensajería versus reuniones presenciales.Para ello también habría que elaborar ciertos criterios en relación al mail y la mensajería que evitaran una utilización inadecuada de estas herramientas y que favorecieran un uso productivo de las mismas (no viéndonos obligados, por ejemplo, a tener una conexión continua y pudiendo elegir cuando lo vas a consultar).
  3. Cancelar (no posponer) alguna reunión de vez en cuando y observar qué pasa.

Si te interesa pensar en todo esto con algo más de detenimiento, aquí te dejo el «TED Talk» de Jason Fried:

 

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