Hoy es muy difícil «estar en todo». Bastante tenemos algunos con estar en lo que hay que estar… Y es que es un hecho que la naturaleza del trabajo ha cambiado:

  • ¿Quién tiene por ejemplo una definición clara de lo que debería a hacer?
  • ¿Quién hace solo aquello para lo que fue contratado?
  • ¿Quién no tiene un «overbooking» de tareas y sufre cambios de prioridades?
  • ¿Quién no tiene la sensación de «apagar fuegos» constantemente?
  • ¿Quién no sufre de más estrés del que le gustaría?
  • ¿Te resulta fácil distinguir en el día a día lo esencial de lo trivial?
  • ¿Tienes tiempo para hacer las cosas bien?

Hace bien poco hubiéramos respondido a estas preguntas de forma bien diferente.

Por otro lado tenemos mucha información y más accesible que nunca. Muchas opciones de enriquecer nuestras ideas, de encontrar aportes y apoyos valiosos… Sin embargo también hay mucha infoxicación y esto hace que sea difícil distinguir lo que nos interesa de lo que no. ¿Cuánto tiempo del que no tenemos habría que dedicar a filtrar información?…

También podríamos cuestionarnos si será posible seguir mucho más tiempo haciendo las cosas tan mal. Hay muchos profesionales que hasta hace poco se sentían «intocables» y que ahora se preguntan ¿qué ha pasado y qué puedo hacer? mientras esperan en la cola del paro. Por otro lado están emergiendo con fuerza nuevas formas organizativas -como «la Holacracia«o «la Redarquía»– que hasta hace poco eran consideradas el sueño de un loco y que ahora demuestran ser mucho más adecuadas para el nuevo mundo en el que ya  vivimos. Estas formas nos van a «obligar» a corto plazo a ser mucho más flexibles y adaptativos que planificadores y a  gestionar eficazmente el conocimiento. De ahí la importancia de desarrollar cuanto antes hábitos para «estar en todo», es decir, para no perder el foco sobre lo que tenemos que hacer y simultáneamente estar «a la caza y captura» de todo aquello que sea relevante para nuestros objetivos.

RESPUESTAS CLÁSICAS CUANDO «TE LLEGA» UNA NUEVA TAREA O IDEA

  • Hacer como si no hubiera pasado nada y seguir en lo que estaba. Es fácil que no puedas hacerlo al 100%. Serás menos productivo. Lo harás en más tiempo, con menos calidad y/o es posible que te atasques con más facilidad si lo que estás haciendo es exigente. Si no haces inmediatamente algo con ella, la nueva idea o tarea es como una ventana abierta que resta RAM de ese ordenador tan sofisticado que es tu cerebro. Una ventana que estará ahí mientras haya riesgo de olvidar. Otras veces deja de estar y pierdes u olvidas la idea o tarea, con las consecuencias que esto pueda tener: ¿Cuánta información relevante para tu trabajo y/o vida podría estar pasando todos los días cerca tuyo y no consigues percibir o gestionar eficazmente por no dedicar un tiempo a buscar y recopilar información e ideas?
  • Dejar lo que estabas haciendo para atender la nueva idea o tarea. Interrumpes tu flujo de actividad. Luego te llevará tiempo y esfuerzo retomarlo, con lo que también pierdes eficiencia y energía por el camino. Corres también el riesgo de dejarte llevar por tus preferencias (esto, por lo que veo, es muy habitual) o de ir pasando de un asunto a otro sin demasiado criterio.
  • Tomar nota en un papel o un postit o en el ordenador o en el smartphone o en una libreta o lo dejas en una bandeja…  es posible que se pierda entre otras cosas o que lo recuperes cuando ya sea demasiado tarde.
  • Hay otra opción: Tomar nota brevemente y seguir con lo que estabas haciendo. Ni pierdes el nuevo input ni te descentrarás demasiado de tu tarea.

CÓMO ENTRENARSE HOY EN ESTO DE «NO PERDERSE NADA»

GTD nos ayuda a identificar algunos hábitos que, por otro lado, no son más que «sentido común»en acción:

  1. Hacer un ejercicio de recopilación de todos los «frentes abiertos» que tenemos al día de hoy. Consistiría en ir haciendo una lista única con todos los temas sobre los que tenemos pendiente hacer algo.
  2. Capturar/ recopilando siempre en el momento en que aparecen en tu foco de atención para no perderlas de vista.
  3. Utilizar para ello algún tipo de soporte (block, smartphone, etc.) que podamos llevar siempre con nosotros (para así capturar cualquier cosa en el momento)
  4. Hacer uso del menor número posible de soportes de tal forma que la gestión sea sencilla
  5. Vaciando/ procesando/ organizando periódicamente lo que hemos anotado en estos soportes

Claro que hay muchas cosas más pero estos hábitos por sí solos tienen un gran poder productivo ;-)