Un “bocado” sobre “cajas de tiempo”

Cajas de bocados
 

Con este post termino mi pequeña miniserie de “bocados” sobre temas puntuales de productividad personal. Estos pequeños “bocados” los he seleccionado de la misma forma en que se suelen elegir los “pinchos”, es decir: me parecían atractivos y fáciles de tomar. Además, otros los habían probado antes y ha sido más fácil elaborarlos siguiendo las pistas de  algunos de los mejores “chefs”. Concretamente este último es una combinación de estos otros en los que puedes ahondar en detalles:

 


Por si prefieres el texto en vez del video también te lo adjunto aquí:

Si te faltan concentración y motivación a la hora de hacer tu trabajo, las “cajas de tiempo” pueden ser una técnica que te sirva de ayuda.
Esta técnica consiste en trabajar sobre unos tiempos asignados a trabajar y otros a descansar.

Para empezar a aplicar esta técnica tienes que:
1. En primer lugar decidir primero cuánto tiempo vas a dedicar a hacer cada una de tus tareas y cuánto tiempo de descanso vas a dedicar entre esas tareas.  Para ello puedes empezar consultando tu calendario con el objeto de ver de cuánto tiempo dispones para trabajar en tus tareas pendientes. Luego solo tienes que planificar tus tareas asignándoles un tiempo de dedicación y un tiempo de pausa entre cada tarea. Así, por ejemplo, en un día sin citas en tu agenda podrías planificar entre tres o cuatro “sesiones” de 90 minutos o, si tienes citas, tendrías que adaptar el número y duración de las sesiones.
2. En segundo lugar tienes que ponerte una alarma para que te avise cuando finalice el tiempo que has asignado a cada una de esas sesiones. (para medir el tiempo te servirá cualquier alarma, pero si trabajas conectado a Internet podría servirte, por ejemplo, e.ggtimer).
3. Una vez que suene la alarma, si al sonar aún no has acabado la tarea, evalúa cuanto tiempo te queda. Si te queda poco, acaba la tarea antes de continuar con la siguiente. En caso contrario, toma una pausa y modifica tu planificación.
4. Cuando suene la alarma de finalización del tiempo asignado a trabajar, solo tienes que volver a poner la alarma para esta vez contabilizar el tiempo de descanso que le hayas asignado. En el descanso, puedes aprovechar la primera parte para hacer pequeños estiramientos y para relajarte mentalmente y la segunda para pensar en qué vas a hacer durante la próxima sesión. Esto te permite estructurar mentalmente el trabajo y luego facilita su realización.

El tiempo que puedes dedicar a cada cosa puede variar dependiendo de que las tareas se puedan descomponer con una granularidad u otra, incluso puedes buscar tu propio equilibrio de tiempo, pero los más usados son estos:

  • 10 minutos de trabajo y 2 de descanso. Como ves es un ciclo muy corto, no vale para cualquier tarea,  pero tiene sentido cuando la motivación para hacer la tarea es muy baja. En estos casos la ventaja es que con pequeños esfuerzos conseguimos avanzar sin apenas darnos cuenta y esto va construyendo motivación.
  • 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Esta es la conocida Técnica “Pomodoro” e incluye 10 minutos extra de pausa cada 4 repeticiones. Esta caja de tiempo es más adecuada para realizar actividades mecánicas, administrativas o que requieran poca intensidad mental.
  • 48 minutos de trabajo y 12 de descanso. Estos tiempos, que son más largos, permiten afrontar tareas que requieren mayor nivel de aporte por tu parte y que no son a priori tan poco motivadoras. El tiempo de trabajo da como para entrar en un periodo de máximo rendimiento. El  mayor descanso supone también una buena recompensa y un “descanso mental’ más profundo.

Los beneficios de las cajas de tiempo son varios:

  • Para la gente distraída es una forma de lograr dosis de concentración digeribles bajo el estímulo de saber que en breve nos espera un descanso.
  • Como he comentado con las “dosis” pequeñas, las cajas son una buena herramienta cuando tenemos que hacer algo a lo que nos cuesta mucho hincarle el diente.
  • Cuando tenemos que facturar nuestras horas o tenemos una fecha de entrega, las cajas de tiempo nos permiten llevar un mayor control del tiempo que dedicamos.
  • La presión del cronómetro en marcha también nos empuja a realizar la tarea.

Photo by:  Galería de panduh

5 Comentarios

  1. RT @pazgarde: RT @ajmasia: RT @coachvivendi: Un “bocado” sobre “cajas de tiempo” http://t.co/2fQGa6TEgG por @Albarbero

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