Tapita
 

Como ves, la cosa va de tomarnos una “tapita”. También será de productividad personal. Para “abrir boca”. En esta ocasión, después de haber degustado “Un bocado sobre gestión del email” vamos a probar, si te parece, uno de gestión del caos.

 

Por si prefieres el texto en vez del video, también te lo adjunto aquí:

Hoy en día, algo que frecuentemente nos sucede es que tenemos muchas más cosas para hacer que tiempo disponible. ¿No te pasa eso?

Y esto no significa necesariamente que nos estemos organizando mal. Se trata más bien de algo característico de los nuevos tiempos que vivimos. Así, es posible que una persona tenga sus objetivos bastantes claros y sus prioridades bien definidas pero que, al mismo tiempo, tenga la sensación de perderse en el rítmo diario y de dedicarse a “gestionar urgencias”.

En esta situación, no hacer nada es lo peor que puedes hacer, ya que el estrés y la ansiedad suelen ir en aumento y así suelen degradarse crecientemente nuestro trabajo y nuestra vida. Así que , si las cosas no van bien hay que hacer algo para cambiarlas y si buscas hacerlo puede que en estas 5 pistas encuentres alguna que pueda ayudarte a mejorar algún espacio de tu vida o trabajo.

1. Aunque esto parezca contradictorio, trata de ir más despacio y de evitar la “multitarea”. La vida acelerada y el “hacer muchas cosas a la vez” nos dan sensación de estar ocupados – es la llamada “euforia productiva”- pero realmente no nos ayudan a ser productivos. Nuestro cerebro funciona mejor cuando la atención está bien focalizada y peor cuando está distribuída en varios asuntos. Mi consejo es que te des frecuentes “minidescansos” a lo largo del día para “no hacer” durante unos pocos minutos. Simplemente, descansa, respira y deja tu mente “en blanco”. También es mejor, por ejemplo, que te leventes un poco antes por la mañana para no empezar el día acelerado ya que los primeros momentos del día se contagian con más facilidad y así vivimos perpetuamente acelerados y con bajos niveles de atención a las cosas importantes.

2. Empieza a decir más frecuentemente “no”. No a otros, no a otras actividades, no a otros compromisos… Cuando dices “sí” y deberías haber dicho “no”, lo pagas en estrés y, a veces, en pérdida de confianza cuando al final no llegas a cumplir tus compromisos en cantidad o calidad. Es verdad que algunas personas se toman un “no” como algo personal. Por eso, aunque digas “no”, trata de decirlo con consideración hacia la persona, tratando de ofrecerle si es posible otra alternativa, negociando plazos o siendo, al menos empático con lo que te pide.

3. Trata de conseguir todos los días al menos  2 horas de trabajo ininterrumpido ya que es el más productivo. Trata de que sea por las mañanas ya que solemos tener más energía. Las interrupciones hacen que pierdas mucho tiempo cada vez que tienes que recuperarte de ellas y volver a lo que estabas haciendo en el rítmo que habías alcanzado. Cuando alguien venga a interrumpirte emplázalo a otro momento y, por tu parte, sé un ejemplo de no interrupción a los demás. Es algo que se contagia.

4. Dedica un tiempo diario y semanal a planificar  y revisar las principales tareas que tienes pendientes -las tareas clave, los proyectos clave- para que cada vez que puedas centres tu atención en tus prioridades. No te recomiendo que trates de programar los días ya que muchas veces nos vemos obligados a cambiar la planificación y puede ser muy frustrante. Programa solo tus reuniones. Por lo demás, y para ir avanzando en todos tus proyectos sin acabar con la sensación de no encontrar tiempo para algunos, te sugiero que trates de subdividirlos en pequeñas tareas que puedan ser realizadas de una sentada y que las etiquetes en función del tiempo que necesitas para ejecutarlas. Luego las irás haciendo en función del tiempo que dispongas y de lo prioritarias que sean. Así verás como poco a poco los proyectos se van realizando y no tendrás la sensación de “estar todo el día sin parar y no haber hecho nada”.

5. Presta atención al tiempo y energía que te roban el teléfono, el mail e internet. La “urgencia” de estos mensajes en la mayoría de los casos suele ser ficticia. Limita el tiempo que dedicas a estos medios y hazlo con algún criterio que no permita que vayas respondiendo a estos estímulos conforme aparezcan. En el uso del teléfono, por ejemplo, mira si puedes utilizar más el “buzón de voz” y tenerlo desconectado cuando estas realizando alguna tarea importante que requiera concentración (y no solo cuando estás reunido). En él puedes dejar un mensaje  con el que te comprometas a contestar cuando te sea posible.

Igual que para ganar en cualquier juego necesitas tener en cuenta todas las reglas del juego, de la misma manera para ser productivo necesitas aplicar un sistema completo de hábitos; no es suficiente con solo aplicar algunos. Pero por algún sitio hay que empezar…Y quizás si descubres que alguna de estas 5 ideas te aporta algo, te animes a aplicar un sistema completo de productividad como, por ejemplo, GTD.

 

Photo by: galería de Geoff Peters 604