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Bien, en primer lugar me gustaría clarificar que este post no va de reuniones «clásicas», las cuales, -en general- suelen ser una pérdida de tiempo. Por lo que me suelen contar, la mayoría de los profesionales se apuntarían -si pudieran- a lo que dice Seth Godin: «(Nunca veo la tele) y nunca voy a reuniones; te sorprendería descubrir la diferencia que supone».

Lo que sucede es que ando dando vueltas en algunos proyectos a la dificultad de traducir a la práctica la idea de «liderazgo distribuido« y entiendo que este precisa de ejercicios de comunicación que también podrían calificarse como «reuniones». En estos planteamientos que hablan de compartir el liderazgo no se trata necesariamente de ser radicales y sustituir los organigramas clásicos por redarquías sino de avanzar por el terreno de la (re)construcción de la motivación y la productividad de las personas en entornos organizativos que ahora tienen que cambiar hacia formas más flexibles/ líquidas e innovadoras que nunca.

Si formas parte de una estructura predominantemente funcional habrás comprobado que probablemente no es la óptima para tener visibilidad de cliente ya que condiciona el foco de atención dirigiéndolo con más fuerza a la función y a las tareas a desempeñar. Como consecuencia suele haber menos foco en el cliente y en los procesos que llevan a satisfacerle. Y así la función suele ser frecuentemente más protagonista que el propio cliente. Seguramente también hayas podido sufrir las consecuencias de los costes por problemas de coordinación y duplicidad de tareas.

Si nuestra misión principal tiene que ver con adecuarnos a los destinatarios de nuestros servicios (y esto, al menos, lo suelen decir casi todas las definiciones de «misión») y/o con los proyectos a través de los cuales satisfacemos sus necesidades, nuestras formas de trabajo deberían facilitar que pongamos todo nuestro foco de atención en esos clientes (externos e internos) y en esos procesos. Si queremos hacerlo así, al menos necesitamos 2 ingredientes básicos:

  • En primer lugar tendríamos que comprobar si la cadena de nuestros procesos está definida adecuadamente para aportar valor al cliente y reformularlos allí donde fuera necesario. Para ello nos vendría bien saber cuáles son las expectativas de nuestros distintos segmentos de clientes, cuál es su importancia relativa y cómo las estamos cubriendo. A partir de aquí, deberíamos localizar quiénes son nuestros clientes y proveedores internos inmediatos y ajustar con ellos inputs y outputs.
  • Por otro lado es muy difícil ser flexibles fuera de un alto nivel de autonomía en el desempeño y en la toma de decisiones. Trabajar en estructuras más flexibles precisa de menos control jerárquico, de definiciones de funciones más abiertas y de recursos de apoyo al estilo del que te propongo en este otro post.

Bajo estas premisas sería de ayuda desarrollar una sistemática de reuniones «a dos» en las que cada persona identificara a sus «compañeros» de proceso/ proyecto («clientes»y»proveedores») y se reuniera periódicamente con ellos con el objetivo de conocer y comprender sus prioridades y determinar compromisos de colaboración.

¿Algún guión para estas reuniones? Yo te propongo hacer una tabla o registro en el que se recojan los compromisos concretos que se asumen en cada par tras plantearse entre ellos algunas preguntas:

  1. ¿Qué es lo más importante/ crítico para mi cliente interno inmediato «X» en relación a los productos, servicios y/o informaciones que yo le puedo ofrecer?
  2. ¿Cómo se concreta?, ¿Cómo, de qué forma, en qué plazo necesita que yo cumpla mi compromiso?, ¿Nos planteamos algún indicador?
  3. ¿Cuál es la importancia relativa que da a cada una de las cosas que precisa de mi desde el punto de vista del cumplimiento de sus responsabilidades?
  4. ¿Qué feedback tiene para mi sobre los compromisos que habíamos acordado anteriormente?

Desde mi punto de vista se trata de un ejercicio de comunicación, de escucha activa y de colaboración sostenido sobre sistemática y concreción. ¿Se te ocurre cómo podríamos mejorarlo?

 

Photo by: Ferran