¿Cuánto tiempo perdemos al día bajo la hipnosis de internet o leyendo/ escribiendo e-mails «con copia a»?… ¿Cuántos e-mails recibes al día?… ¿Cuántos lees?/ ¿Cuántos e-mails de los que tú envías son leídos? … ¿Cuántas veces interrumpes otras tareas por atender a un e-mail?…

Si la respuesta a estas cuestiones te vuelve a hacer consciente de que dedicas a estos temas más tiempo del que te gustaría, no es que sufras una patología excepcional sino que más bien estás bajo una de las pandemias más extendidas desde hace algunos años.

La solución no es simple, pero aquí recojo algunas sugerencias que en algunas organizaciones han ayudado:

  • Indicar claramente el asunto de cada mensaje y ser breve y directo en la redacción.
  • Escribir e-mails diferentes para temas diferentes. Facilita la gestión que otros hagan de nuestro correo.
  • Definir/ planificar el momento de revisarlo. Media hora al principio y al final de la jornada deberían ser suficientes.
  • Tras la revisión, hacer una lectura rápida para clasificarlo. A este respecto se pueden definir varias carpetas o se puede activar un filtro para desviar los mensajes según tamaño, asunto, remitente, etc.
  • Informar a algunas personas de que no se van a leer e-mails sin recibir una llamada previa.
  • Definir un límite máximo de envío de e-mails por persona para el nivel organizativo que gestionemos (área/ equipo/ departamento/ empresa).
  • Definir un procedimiento que identifique sobre qué asuntos se enviarán e-mails y bajo qué condiciones de envío.

¿Qué otras pautas aplicas tú?

Photo by: Dennis Skley